Salvo i casi di sospensione o di differimento, il procedimento deve concludersi entro 30 giorni dalla presentazione della domanda.

Se la domanda è ammissibile, a seguito dell'avvenuto pagamento dell'importo a titolo di diritti di accesso, l'ufficio provvederà a fissare un appuntamento presso gli Uffici al fine di reperire la documentazione richiesta.
L'accesso può essere negato quando i dati e le informazioni contenute nell'atto riguardano la riservatezza o la vita privata delle persone oppure quando la motivazione non è ritenuta valida.

Se la domanda è incompleta l'ufficio competente lo comunica al richiedente entro dieci giorni, e il termine di conclusione del procedimento ricomincia a decorrere dalla data di presentazione della domanda completa.

Il procedimento può essere sospeso per un massimo di dieci giorni quando ci sono controinteressati. In questo caso, la Pubblica Amministrazione è tenuta a dare comunicazione ai controinteressati, inviando una copia della domanda. Entro dieci giorni dalla ricezione della comunicazione, i controinteressati possono presentare motivata opposizione alla domanda. Decorso questo termine, la Pubblica Amministrazione provvede sulla domanda.